Политика конфиденциальности

Являясь профессионалами в области оказания юридических услуг клиентам по всему миру, адвокатское бюро ECOVIS ProventusLaw (далее — мы или Адвокатское бюро) придерживается принципов защиты конфиденциальности персональных данных (информации, прямо или косвенно идентифицирующей физических лиц, которыми могут являться клиенты, потенциальные клиенты или иные лица, не являющиеся сотрудниками Адвокатского бюро). Связаться с нашим Адвокатским бюро можно, нажав здесь.

Собирая и используя персональные данные (далее — Персональные данные), мы обязуемся использовать и обрабатывать ваши Персональные данные исключительно в соответствии с настоящей политикой конфиденциальности (далее — Политика конфиденциальности), а также применимым законодательством, включая Общий регламент по защите данных (2016/679) (далее — GDPR), Закон Литовской Республики о предотвращении отмывания денег и финансирования терроризма, национальное законодательство Литовской Республики о защите персональных данных и иные применимые нормативные акты.

Когда мы пишем «вы», мы имеем в виду вас как клиента, потенциального клиента, сотрудника нашего клиента или иных лиц, таких как бенефициарные владельцы, уполномоченные представители, потенциальные сотрудники и иные связанные стороны.

Если вы предоставляете нам информацию о любом лице, помимо себя, своих сотрудников, контрагентов, советников или поставщиков, вы обязаны убедиться, что указанные лица осведомлены о том, каким образом будет использоваться их информация.

Принципы обработки персональных данных

При обработке Персональных данных мы руководствуемся принципами, установленными GDPR, а также Законом Литовской Республики о правовой защите персональных данных и иными применимыми нормативными актами.

Принципы, которых мы строго придерживаемся в целях защиты ваших Персональных данных, таковы:

1. Принцип законности, добросовестности и прозрачности — Персональные данные обрабатываются в отношении вас законным, добросовестным и прозрачным образом;

2. Принцип ограничения цели — Персональные данные собираются для конкретных, чётко определённых и законных целей и не подлежат дальнейшей обработке способом, несовместимым с этими целями;

3. Принцип минимизации данных — Персональные данные должны быть адекватными, соответствующими и ограниченными тем, что необходимо для целей, в которых они обрабатываются;

4. Принцип точности — Персональные данные должны быть точными и при необходимости обновляться. Необходимо принимать все разумные меры для обеспечения своевременного удаления или исправления Персональных данных, которые являются неточными в отношении целей их обработки;

5. Принцип ограничения хранения — Персональные данные должны храниться в форме, позволяющей идентифицировать вас, не дольше, чем это необходимо для целей их обработки;

6. Принцип целостности и конфиденциальности — Персональные данные должны обрабатываться с применением надлежащих технических и организационных мер, обеспечивающих их надлежащую защиту, включая защиту от несанкционированной или незаконной обработки, а также от случайной утраты, уничтожения или повреждения.

Какие персональные данные мы собираем?

Собираемые нами Персональные данные можно разделить на следующие категории:

Основные персональные данные — имя, фамилия, должность и т. д.

Контактные данные — номер телефона, адреса, адрес электронной почты и т. д.

Идентификационные и иные данные для верификации — имя и фамилия вас или вашего представителя, конечного бенефициарного владельца юридических лиц (физических лиц, прямо или косвенно владеющих юридическим лицом или контролирующих его посредством достаточного количества акций или прав голоса, в том числе через управление акциями на предъявителя), личный код, дата рождения, адрес, гражданство, копия паспорта или удостоверения личности либо подтверждение бенефициарного владения или источника средств, количество принадлежащих акций, права голоса или доля в уставном капитале, визуально отсканированное или сфотографированное изображение вашего лица либо изображение, предоставленное вами через мобильное приложение или камеру, видео- и аудиозапись для идентификации, телефонные переговоры — в целях соблюдения требований надлежащей проверки клиентов / «знай своего клиента» / законодательства о противодействии отмыванию денег, собранные в рамках процедур принятия клиентов и текущего мониторинга.

Финансовые данные — сведения о счетах, транзакционные данные, суммы транзакций, доходы, местонахождение, вид заключённых соглашений и т. д.

Данные, связанные с правовыми требованиями — данные, полученные в результате запросов со стороны уполномоченных органов; данные, позволяющие нам выполнять требования по противодействию отмыванию денег и обеспечивать соблюдение международных санкций, включая цель деловых отношений и сведения о том, являетесь ли вы политически значимым лицом; иные данные, которые адвокатское бюро обязано обрабатывать в целях соблюдения требований «знай своего клиента» (включая, помимо прочего, визуально отсканированное или сфотографированное изображение вашего лица либо изображение, предоставленное вами через мобильное приложение или камеру, видео- и аудиозапись для идентификации, телефонные переговоры).

Персональные данные, предоставленные нам вами или от вашего имени либо сгенерированные нами в ходе оказания юридических или иных услуг, которые при необходимости могут включать особые категории Персональных данных. Мы также можем собирать особые категории Персональных данных.

Данные, связанные с трудоустройством, — резюме, сведения об образовании и трудовой деятельности, данные о членстве в профессиональных организациях и иная информация, имеющая отношение к возможному приёму на работу в Адвокатское бюро.

Любые иные Персональные данные, касающиеся вас, которые вы можете предоставить.

Как мы получаем ваши персональные данные?

Мы можем собирать или получать ваши Персональные данные несколькими способами:

– Когда вы предоставляете их нам напрямую, например в ходе переписки по электронной почте или иного непосредственного взаимодействия с нами, в том числе при заполнении формы на нашем сайте. В ряде случаев для обновления или проверки собранных сведений может потребоваться дополнительная информация;

– В ходе наших взаимоотношений с вами или при оказании услуг третьим лицам;

– Когда они передаются нам третьей стороной, поскольку вы являетесь субъектом или ваши данные иным образом включены в юридическую консультацию, которую нас просят предоставить клиенту-третьему лицу;

– Из сторонних источников, например из реестров, ведущихся государственными органами, или в случаях, когда мы собираем информацию о вас для проведения проверки «знай своего клиента» в рамках процедур принятия клиентов, таких как списки санкций, списки политически значимых лиц и т. д. Также — когда мы получаем информацию о вас от третьих лиц;

– Из общедоступных источников — например, для поддержания актуальности уже имеющихся у нас контактных данных, в профессиональных целях или для оказания юридических и иных услуг.

Для верификации вашей личности мы используем решение Ondato / платформу KYC. Решение Ondato применяется для сопоставления живой фотографии или видеозаписи вас и вашего удостоверения личности / паспорта в целях соблюдения требований надлежащей проверки клиентов / «знай своего клиента» / законодательства о противодействии отмыванию денег и иных правовых требований. Результат распознавания лица (совпадение или несовпадение) хранится в течение срока, необходимого для проведения верификации личности, и в течение периода, установленного законодательством о противодействии отмыванию денег.

Верификация вашей личности с использованием решения Ondato осуществляется на основании вашего согласия. Если вас не устраивает данный способ, вы можете обратиться к нам по электронной почте [email protected] для выбора альтернативного метода идентификации. Подробнее о решении Ondato / платформе KYC для верификации личности можно узнать на сайте https://ondato.com/.

Цели и правовые основания для сбора и обработки персональных данных, обрабатываемые персональные данные

Являясь контролёром данных, мы будем обрабатывать Персональные данные Клиента, представителей Клиента и иных лиц, связанных с Клиентом, на основании целей и правовых оснований, указанных в таблице ниже.

Цель	Правовое основание	Обрабатываемые персональные данные
Заключение договора — идентификация и верификация нашего Клиента.	После получения запроса от потенциального клиента — совершение необходимых действий до заключения договора. Законный интерес в выполнении требований и обязанностей, предусмотренных законодательством, нормативными актами или решениями государственных и надзорных органов.	Основные персональные данные, договорные данные, идентификационные и верификационные данные, иные данные, необходимые для оценки возможности оказания юридических и иных услуг. Это может включать проверку предоставленных вами персональных данных в соответствующих базах данных, а также контактирование с вами для верификации личности или регистрацию записей о взаимном общении в целях соблюдения требований законодательства.
Оказание юридических и иных услуг — администрирование и исполнение наших услуг, включая выполнение обязательств, вытекающих из взаимно заключённых договоров.	Исполнение договора, законный интерес (в целях выполнения обязательств и оказания услуг), профессиональные права и обязанности.	Основные персональные данные, идентификационные и верификационные данные, финансовые данные, данные, связанные с правовыми требованиями, Персональные данные, предоставленные нам вами или от вашего имени либо сгенерированные нами в ходе оказания юридических или иных услуг.
Выполнение правовых, регуляторных обязательств или обязательств по управлению рисками — соблюдение правовых обязательств (выполнение требований надлежащей проверки клиентов / «знай своего клиента» / противодействия отмыванию денег, проверки санкционных рисков и рисков для репутации, выявление конфликтов интересов).	Требования законодательства, законный интерес (взаимодействие с правоохранительными и регуляторными органами, обеспечение приемлемого профиля риска и содействие в борьбе с преступностью и мошенничеством). При обработке особых категорий Персональных данных мы также можем опираться на преобладающий общественный интерес (предотвращение и выявление преступлений) или требования законодательства.	Основные персональные данные, договорные данные, идентификационные и верификационные данные, финансовые данные, данные, связанные с правовыми требованиями, Персональные данные, предоставленные нам вами или от вашего имени либо сгенерированные нами в ходе оказания юридических или иных услуг. Это может включать автоматизированную проверку предоставленных вами персональных данных в соответствующих базах данных, а также контактирование с вами для подтверждения вашей личности или фиксацию записей о наших коммуникациях с вами в целях соблюдения требований законодательства.
Исследования и развитие бизнеса — анализ в целях более глубокого понимания вас и совершенствования наших услуг и предложений, информирования вас о новых услугах, а также предоставления актуальных сведений о последних разработках, объявлениях и иной информации о наших услугах и решениях.	Законный интерес (в целях совершенствования наших услуг).	Основные персональные данные, контактные данные.
Подбор персонала — рассмотрение заявок о приёме на работу, направленных по электронной почте или через наш сайт, в целях оценки вашего соответствия определённым должностям, на которые вы претендуете в Адвокатском бюро.	Законный интерес, согласие.	Основные персональные данные, договорные данные, данные, связанные с трудоустройством.
Направление ответа при обращении к нам через форму заявки на нашем сайте.	Законный интерес, согласие.	Данные, связанные с трудоустройством.

Кому мы передаём ваши персональные данные?

– Нашим профессиональным консультантам (например, юридическим, финансовым, деловым, по управлению рисками и иным);

– Надзорным органам, органам досудебного расследования, Государственной налоговой инспекции;

– Сторонним поставщикам услуг, которым мы передаём выполнение определённых функций, таких как управление информацией и документами, офисная поддержка, технологические и IT-услуги, обработка текстов, копирование и услуги перевода (с данными поставщиками услуг заключены соглашения о защите конфиденциальности и безопасности передаваемой им информации, включая Персональные данные);

– Организациям, оказывающим услуги по проверке в сфере отмывания денег, политически значимых лиц и финансирования терроризма, а также иным организациям, оказывающим услуги по предотвращению мошенничества и преступлений, включая регуляторные органы, которым передаются такие Персональные данные;

– Третьим лицам, таким как суды, адвокаты, государственные должностные лица или иные стороны, когда это обоснованно необходимо для установления, реализации или защиты правового или равноправного требования, оказания услуг или в рамках конфиденциальной альтернативной процедуры урегулирования споров;

– Если мы собирали ваши Персональные данные в ходе оказания юридических услуг кому-либо из наших клиентов, мы можем раскрыть их этому клиенту, а в случаях, разрешённых законом, — и иным лицам в целях оказания таких услуг;

– Иным организациям, включая государственные регуляторные органы, имеющие законный интерес;

– Иным организациям на основании заключённого с нами соглашения.

Персональные данные предоставляются с соблюдением принципа конфиденциальности в отношениях между клиентом и адвокатом.

Ваши Персональные данные могут быть переданы третьим лицам, находящимся на территории Европейского союза и Европейского экономического пространства, а также в третьи страны, не указанные выше, в связи с оказанием юридических услуг — с вашего предварительного согласия.

Как мы защищаем ваши персональные данные

Мы обеспечиваем реализацию надлежащих технических и организационных мер, необходимых для обеспечения безопасности обработки ваших Персональных данных, в целях их защиты от случайного или незаконного уничтожения, изменения, раскрытия и любой иной незаконной обработки.

Все сотрудники Адвокатского бюро, а также любые сторонние поставщики услуг, которых мы можем привлекать для обработки Персональных данных от нашего имени (в указанных выше целях), также несут договорное обязательство соблюдать конфиденциальность Персональных данных.

Сроки хранения персональных данных

Мы храним ваши данные в течение срока, необходимого для достижения цели, в которой они были собраны и обрабатываются, а также в течение сроков, установленных законодательством и нормативными актами. Это означает, что мы храним ваши данные в течение срока, необходимого для оказания услуг, и в течение сроков хранения, предусмотренных законодательством и нормативными актами. Персональные данные хранятся в течение всего срока действия договорных отношений и в течение 10 лет после их прекращения. Персональные данные, собранные в целях выполнения обязательств по Закону о предотвращении отмывания денег и финансирования терроризма, хранятся в соответствии с Законом Литовской Республики о предотвращении отмывания денег и финансирования терроризма в течение 8 (восьми) лет.

Персональные данные, предоставленные вами через наш сайт, хранятся в объёме, необходимом для выполнения вашего запроса и поддержания дальнейшего сотрудничества, но не более 6 месяцев с момента последнего дня общения.

Если вы не становитесь клиентом, ваши Персональные данные хранятся не более 6 месяцев.

Обращаем ваше внимание на то, что в случае направления нам резюме или иных Персональных данных в целях трудоустройства мы вправе хранить и использовать такие данные в целях подбора персонала не более 6 месяцев.

Если законодательством Литовской Республики не установлен срок хранения Персональных данных, такой срок определяется нами с учётом законной цели хранения данных, правового основания и принципов законной обработки Персональных данных.

Ваши Персональные данные могут храниться дольше, если:

– это необходимо для защиты наших интересов в ответ на претензии, требования или иски, а также для реализации наших прав;

– имеется обоснованное подозрение в совершении незаконных действий, которые расследуются;

– ваши данные необходимы для надлежащего урегулирования спора / рассмотрения жалобы;

– в иных случаях, предусмотренных законодательством.

Какими правами вы располагаете в отношении ваших персональных данных?

При наличии вопросов, касающихся использования ваших Персональных данных, вам следует в первую очередь обратиться к нам по указанным ниже контактным данным. При определённых обстоятельствах и в соответствии с законодательством ЕС или иным применимым законодательством о защите данных вы вправе потребовать от нас:

– Ознакомиться с вашими Персональными данными и порядком их обработки;

– Потребовать исправления неточных или неполных данных, удаления ваших Персональных данных или ограничения их обработки в случаях, когда Персональные данные обрабатываются с нарушением правовых требований или при наличии иного правового основания;

– Передать ваши Персональные данные другому контролёру данных или предоставить их непосредственно вам в удобном формате (ПРИМЕЧАНИЕ: применимо к Персональным данным, предоставленным вами и обрабатываемым автоматизированными средствами на основании согласия или на основании заключения и исполнения договора);

– Возразить против любой обработки, осуществляемой на основании законного интереса, за исключением случаев, когда наши основания для такой обработки перевешивают любой ущерб вашим правам в области защиты данных;

– Отозвать своё согласие с тем, чтобы мы прекратили соответствующую обработку, если она осуществляется на основании согласия;

– Подать жалобу в Государственную инспекцию по защите данных.

Мы реализуем ваши права только после получения вашего письменного запроса на реализацию конкретного права и только после подтверждения вашей личности.

После идентификации вашей личности и подписания письменного запроса о реализации ваших прав запрос направляется нам одним из следующих способов: лично по адресу зарегистрированного офиса Адвокатского бюро, заказным письмом или по электронной почте: [email protected]

В случае направления по электронной почте формат и содержание запроса должны соответствовать электронному документу, распознаваемому, открываемому и обрабатываемому используемыми нами системами электронного документооборота или иными информационно-технологическими инструментами.

Запрос должен быть составлен на официальном языке Литовской Республики, быть разборчивым, содержать указание на право, перечисленное в настоящем разделе, объём, в котором вы просите реализовать ваши права, а также сведения о предпочтительном для вас способе получения ответа. Если у вас нет объективной возможности составить запрос на литовском языке, вы можете направить его на английском.

Ваш запрос будет принят или отклонён. В случае отказа его причины будут указаны в течение 30 (тридцати) календарных дней с даты подачи запроса в соответствии с нашими внутренними правилами и GDPR. Указанный срок может быть продлён на 30 (тридцать) календарных дней с предварительным уведомлением вас, если запрос касается значительного объёма Персональных данных или одновременно рассматривается несколько иных запросов. Ответ будет направлен вам в форме по вашему выбору.

Жалобу на обработку Персональных данных вы также можете подать в порядке, указанном в настоящем разделе.

Вы вправе обратиться в Государственную инспекцию по защите данных с жалобой на обработку ваших Персональных данных, если считаете, что они обрабатываются с нарушением ваших прав и законных интересов, установленных применимым законодательством. Обращение подаётся в соответствии с порядком рассмотрения жалоб, установленным Государственной инспекцией по защите данных, с которым можно ознакомиться здесь.

Как с нами связаться?

Если у вас есть вопросы, касающиеся настоящей Политики конфиденциальности или порядка обработки нами ваших Персональных данных, пожалуйста, свяжитесь с нами по электронной почте: [email protected] или по почтовому адресу:

Адвокатское бюро ECOVIS ProventusLaw Kvainauskas, Andziulytė ir partneriai

ул. Мясницкая (Mėsinių str.) 5, Вильнюс, LT-01133, Литва.

Как мы можем обновить настоящую Политику конфиденциальности?

Мы постоянно работаем над улучшением и развитием наших услуг, поэтому можем периодически вносить изменения в настоящую Политику конфиденциальности. При этом мы не будем ущемлять ваши права, предусмотренные настоящей Политикой конфиденциальности или применимым законодательством о защите данных. Просим вас периодически обращаться к настоящей Политике конфиденциальности, чтобы быть в курсе любых изменений.